Cahier des charges pour organisation Chpt CDE80
Cahier des charges INTERNE
pour l’organisation des championnats départementaux
De la SOMME
CSO, DRESSAGE, CCE, Trec, Voltige, Attelage et Endurance
EQUIFUN et toutes les autres disciplines
1. CONDITIONS GENERALES
Les championnats départementaux sont attribués par le CDE 80 et supervisés par le CRE Haut de France lors de la réunion de calendrier aux structures équestres ayant fait acte de candidature.
Candidature à l’organisation d’un CSO
Toute personne licenciée ou tout organisme affilié à la fédération a le droit d’organiser un CSO sous réserve des conditions suivantes :
- satisfaire aux conditions techniques du présent cahier des charges.
- avoir organisé la saison précédente de manière satisfaisante un CSO ou proposer un site et des garanties d’organisation ayant l’agrément de la fédération.
· L’organisateur s’engage à organiser la totalité des catégories. Si la catégorie la plus élevée pose un souci d’organisation, la structure devra en faire part au moment de sa candidature.
· Le jury doit être composé d’officiels de compétition du niveau requis.
Dans le cas des championnats de CCE club et poney, il pourra également s’agir de juges club ayant suivi la formation annuelle.
L’organisateur devra prévoir 2 juges par carrière.
Le CDE fournit les plaques et flots pour le podium (s’il y a au moins 3 classés)
Les médailles et les trophées restent à la charge de l’organisateur pour les 8 premiers ou le classement dans le 1er quart. (Comme un concours normal).
L’organisateur fournira le détail des horaires au CDE dès que possible.
Calendrier
La saison des concours officiels s’étend de septembre à juillet.
Le calendrier est arrêté par la fédération.
Priorité pour les dates de concours : Demande introduite par écrit avant la date butoir du formulaire.
Nature des terrains.
Date de l’année précédente ou de tradition (fête fixe ...).
Ancienneté des concours
Respect du cahier des charges.
- Un concours fait partie d'un calendrier ; son annulation porte préjudice aux cavaliers et aux autres clubs. L'annulation d'un concours sans raison valable et présentée à la fédération 30 jours au moins avant la date prévue pour l’organisation du concours
Epreuves spéciales et championnats
- Les championnats, les coupes et les épreuves spéciales se dérouleront suivant les règlements spécifiques établis par la fédération.
L’organisateur d’une de ces épreuves doit prendre connaissance du règlement spécifique
L’organisation de ces épreuves doit faire l’objet d’une coordination entre l’organisateur, le président de jury et la fédération.
Avant-programmes
- L’avant-programme de chaque concours sera établi par l’organisateur, en collaboration avec la commission technique de la fédération.
- L’organisateur doit choisir ses officiels parmi la liste établie par la fédération et selon le niveau requis.
- Les officiels doivent figurer sur l’avant-programme.
- L’organisateur fera parvenir son avant-programme à la fédération 30 jours au moins avant la date prévue pour l’organisation du concours.
- L’avant-programme doit être approuvé par la fédération avant d’être publié
Engagements :
Les engagements doivent se faire par épreuve, conformément au programme du concours.
Etant donné que nous organisons ce CHAMPIONNAT DEPARTEMENTAL sur une seule journée, les engagements « cavaliers » et « chevaux » enregistrés par les clubs à la clôture ne seront pas changés le jour du concours de ce championnat.
Bien entendu vous pouvez faire des engagements terrains ou un changement de cavaliers ou d’équidés mais le couple ne participera pas aux podiums CHAMPIONNAT.
Seul compte pour le championnat départemental de la somme le couple inscrits à la clôture.
Donc bien faire attention d’engager le cavalier avec le bon cheval afin d’éviter ces petits désagréments lors du championnat et tout le monde sera sur le même pied d’égalité.
Remise des prix
- L’organisateur doit fournir les coupes, médailles, flots de ruban, et cadeaux aux concurrents.
- Lors de la remise des prix, l’organisateur ou un de ses délégués doit être présent en piste. Il organise le protocole avec l’aide du président de jury ou du juge de l’épreuve. Il accueille les sponsors et/ou les autorités présentes.
Déroulement :
Calcul des résultats et annonce par le speaker.
Pour les concurrents en ACF, il faut qu’ils soient domiciliés dans la somme. (Carte identité demandée).
Pour les trois premiers du Podium, le Président de Jury doit vérifier l’appartenance des cavaliers. C'est-à-dire : Il peut être engagé par un autre département que le 80 et habité dans la Somme ou il peut avoir une licence dans la somme et habité dans un autre département que le 80. Dans ces 2 cas il fait parti du championnat Somme.
Installation du podium, des visuels, de la table de remise des prix...
Remise des prix : Les cavaliers primés doivent se présenter à la remise des prix à cheval et en tenue réglementaire.
Obligations de l’organisateur -
L’organisateur s’engage à respecter les points suivants :
Les obligations légales liées à l’organisation d’une manifestation publique :
Pour organiser un CSO, il faut obtenir toute autorisation des autorités administratives responsable du lieu où se tiendra l’évènement ainsi qu’une autorisation pour la buvette si vente d’alcool. Etre à jour de la SACEM si vous passez de la musique.
L’aménagement et la décoration florale du concours.
La réception des officiels et de l’assistance médicale. (Ou kit de premiers secours)
L’organisation de la partie commerciale de la manifestation : intendance et accueil.
OFFICIELS
Le jury du concours doit être constitué obligatoirement de 7 officiels au moins :
- Un président de jury.
- 2 membres dont un chronométreur.
- Un commissaire au paddock
- Un chef de piste
- Un médecin (non obligatoire)
- Un vétérinaire (non obligatoire)
Ces officiels doivent être en tenues correctes et sont tenus de respecter strictement les règlements. Les frais des officiels sont à la charge de l’organisateur.
La fédération peut désigner, dans le cadre de leur formation, des candidats juges, commissaires et/ou chefs de piste. Mais vous pouvez vous référencez dans la liste des officiels.
L’organisateur est responsable, vis-à-vis de la fédération, de la conformité du concours avec le présent cahier des charges.
CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
Terrain
Les concours doivent être organisés sur des pistes en sable ou sur herbe d’une texture souple et garantissant l’intégrité physique des chevaux. La nature du sol doit être indiquée sur l’avant-programme.
Il y aura lieu de veiller à son entretien régulier (hersage, rouleau, humidification...) surtout au cours de la compétition de manière à ce que tous les cavaliers concourent dans les mêmes conditions.
Dimensions de la piste : Les dimensions et les caractéristiques du terrain de concours et du terrain d’échauffement devront être renseignés sur l’avant programme.
Clôture
La piste doit être entièrement clôturée d’une façon continue et ne présentant pas de danger pour les chevaux et les spectateurs.
Entrée de piste
L’entrée de piste sera fermée par une barrière ou une grosse corde visible. La zone de l’entrée de piste doit permettre aux chevaux de se croiser sans danger. L’organisateur veillera à ce que les spectateurs n’aient pas accès à la zone de l’entrée de piste. D’une manière générale et par obligation légale en matière de sécurité, la zone chevaux et la zone public doivent être nettement séparées.
Matériel de piste
Obstacles
Le nombre d’obstacles conseillés pour un CSO est de 16, ce qui implique le matériel suivant :
Chandeliers : 48 (permettant de rehausser de 5 en 5 cm).
Barres calibrées : 90 broches conformes dont de sécurité à l’arrière des obstacles larges. Un fanion rouge et un fanion blanc pour chaque plan vertical de chaque obstacle.
Des fanions rouges et des fanions blancs pour arrivée et départ.
Un panneau de départ et un d’arrivée.
Des numéros de 1 à 14
3 lettres A, 3 lettres B, une lettre C. Si la piste ne possède pas de rivière ou de bidet fixe, prévoir un bidet artificiel. Matériel supplémentaire souhaité : des encadrements, un mur, des palanques, une décoration florale pour compléter les encadrements.
Chronométrage
Il est impératif et souhaitable pour l’organisateur d’utiliser un système de chronométrage électronique.
Tribune de jury
Mise en place
La mise en place de la tribune du jury sur le lieu du concours est à la charge de l’organisateur. Elle sera placée en hauteur, permettant une vision complète de la piste par un jury assis. Elle sera isolée et d’un confort suffisant, même en temps de pluie et de vent.
La restauration des officiels est prise en charge par l’organisateur.
Un secrétariat doit être mis à la disposition du jury pour l’impression des listes de départ ainsi que des classements.
Matériel
La tribune doit être vérifiée la veille et comprendre :
- une sonorisation fonctionnelle vérifiée la veille.
- des tables et chaises à dossier pour minimum 5 personnes.
- une cloche
- une imprimante
Un espace fermé pour le comptable de concours (inscriptions, confirmations et payements) doit être prévu.
Paddock d’échauffement et terrain de détente
La nature du sol sera indiquée à l’avant-programme.
Le paddock doit avoir au minimum une superficie de 800 m2.
Un paddock de moindre superficie est autorisé à condition de limiter l’entrée à un nombre restreint de couples concurrents.
Idéalement, dans ce cas, un terrain de détente devrait être prévu.
Il est préférable que le paddock d’échauffement soit à proximité immédiat de la piste.
Un obstacle droit et un obstacle large en bon état doivent y être montés avec fanions de direction, broches de sécurité à l’arrière du large et des barres de réserve à proximité.
Communication
L’amplification de la piste de concours doit être audible du paddock.
Le jury sera relié au paddock et surtout à l’entrée de piste par un système de Talkie-walkie ou similaire.
Affichage
L’organisateur doit afficher le plan de parcours sur un panneau à l’entrée de la piste avant le début de l’épreuve.
L’organisateur doit afficher l’ordre de passage sur un panneau à l’entrée du paddock d’échauffement avant le début de l’épreuve.
Parking chevaux (camions et vans)
Autant que possible, le parking chevaux sera installé sur un terrain privé et à proximité des pistes.
La superficie sera suffisante compte tenu de la nature du concours.
Si le parking se fait en tout ou en partie sur la voie publique, il faut prévoir les autorisations nécessaires et demander à la commune les signalisations provisoires (limitation de vitesse, stationnement interdit ou alternatif, circulation locale, etc).
Ne pas autoriser le stationnement des voitures dans le parking chevaux.
Prévoir en début de journée un responsable de l’accueil, ferme et souriant, pour la mise en place des camions et des vans.
Un point d’eau suffisant sera prévu dans le parking ou dans les environs immédiats.
Décoration du site
La partie commerciale liée à l’intendance d’un CSO est du ressort exclusif de l’organisateur.
La fédération exige toutefois que les cavaliers et le public soient bien reçus.
L’aménagement et la décoration doivent donner une impression de fête.
Le matériel de piste doit être en bon état.
La piste doit être décorée (arbustes, plantes vertes, fleurs...). Les bords de piste serviront à présenter les publicités des sponsors de la fédération et/ou de l’organisateur. Le public doit pouvoir consommer en ayant vue sur la piste. Le ou les points de vente de restauration seront également décorés.
Si l’organisateur ne dispose pas d’infrastructures fixes en bord de piste, il faut prévoir le mauvais temps, dans des limites raisonnables : 200 personnes doivent pouvoir se mettre à couvert. Il est obligatoire d’avoir des installations sanitaires accessibles, en bon état et maintenues dans un état de propreté acceptable.
L’organisateur est responsable, vis à vis de la fédération, de la conformité du concours avec le présent cahier des charges. La qualité de son organisation sera prise en considération pour répondre à ses candidatures ultérieures.
Sécurité
Assistance médicale
Les pompiers doivent être prévenus la veille de votre manifestation.
Afficher le numéro des pompiers.
Assistance vétérinaire et maréchalerie. Afficher leur numéro dans l’enceinte du concours bien en évidence.
L’organisateur prendra contact avec un vétérinaire de son choix, ainsi qu’avec un maréchal-ferrant.
Il s’assurera de l’intervention rapide de leur part en cas de besoin. Les frais entraînés par leurs prestations sont à la charge des demandeurs.
Contrôle d’identité des chevaux
Tous les chevaux engagés doivent être accompagnés d’un document d’identification prouvant qu’ils sont en ordre de vaccination. (Risque de Contrôle)
PERSONNEL TECHNIQUE A FOURNIR LE JOUR DU CONCOURS
Parking chevaux
1 personne (toujours ferme et souriante) pour organiser le parking réservé aux camions et vans.
Paddock
1 préposé adulte pour faire venir, dans l’ordre de départ, les cavaliers vers l’entrée de piste.
EN PISTE
1 ouvreur adulte dont le rôle sera d’ouvrir et de fermer l’entrée de piste.
Personnel du parcours :
Minimum 4 personnes ayant une licence fédérale (personnes couvertes par la Fédération en cas d’accident) dont le rôle sera : aider le chef de piste à changer les parcours.
- relever les obstacles renversés.
Remise des prix :
L’organisateur ou un de ses délégués doit être présent en piste. Il organise le protocole avec l’aide du président de jury ou du juge de l’épreuve. Il accueille les sponsors et/ou les autorités présentes.
Si possible n’oublier pas de faire venir un photographe pour immortaliser les parcours des enfants.
BON CHAMPIONNAT DEPARTEMENTAL DE LA SOMME
